Nahezu jedes moderne Unternehmen setzt auf Softwarelösungen zur Optimierung von bestimmten Prozessen. Sie werden unter anderem für ein effizientes und übersichtliches Personalmanagement genutzt. Dazu gehört auch die Zeiterfassung. Warum kein Betrieb auf eine digitale Zeiterfassung verzichten sollte, zeigt dieser Artikel.
Faire und transparente Lohnerfassung
Durch die Implementierung einer Zeiterfassungslösung stellen Unternehmen eine genaue Abrechnung sicher. Das ist gerade dann wichtig, wenn es häufig zu Überstunden kommt oder Mitarbeiter flexible Arbeitszeiten haben. Sollten die Arbeitszeiten nicht korrekt erfasst werden, kommt es leicht zu Missverständnissen. Durch eine automatische Erfassung lassen sich menschliche Fehler vermeiden. Das wiederum ermöglicht eine faire und transparente Vergütung. Ein Zeiterfassungssystem hilft neben der Erstellung von Lohnabrechnungen auch bei der Rechnungsstellung. Insbesondere dann, wenn es sich um ein Dienstleistungsunternehmen handelt, das nach Stunden abrechnet.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Glücklichere Mitarbeiter sind produktiver und das ist logischerweise gut für den Umsatz. Unternehmen sollten daher alles daran legen, um die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter zu erhöhen. Das geht mit den unterschiedlichsten Maßnahmen und ein geräumiges, gut beleuchtetes und ordentlich belüftetes Büro ist nur eine davon. Nicht weniger wichtig ist, dass sich Mitarbeiter fair behandelt fühlen. Ein Zeiterfassungssystem trägt definitiv dazu bei. Da die Arbeitszeiten der Mitarbeiter genau erfasst werden, wissen sie ganz genau, dass ihre Überstunden nicht einfach verloren gehen. Dadurch sind sie eher bereit, sich stärker für die Ziele des Unternehmens zu engagieren.
Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften
Wie wichtig die Einhaltung von gesetzlichen Regelungen ist, zeigt sich bereits bei der Gründung eines Unternehmens. Sollte es zu Versäumnissen kommen, kann das schwerwiegende Konsequenzen haben. Aus gutem Grund holen sich viele Gründer rechtliche Unterstützung. Beim täglichen Betrieb macht sich die Bedeutung von Rechtskonformität noch mehr bemerkbar. Eines der besten Beispiele ist die DSGVO, die bei Missachtung mit empfindlichen Bußgeldern einhergeht. Im Gegensatz zu anderen Ländern ist die Situation im Hinblick auf die Arbeitszeiterfassung hierzulande nicht ganz so streng. Das liegt daran, dass das geplante Gesetz zur Arbeitszeiterfassung noch keinen festen Zeitplan für die Umsetzung hat. Unabhängig davon sollten Unternehmen bereits jetzt eine verlässliche Arbeitszeiterfassung einführen, um potenzielle rechtliche Risiken zu minimieren.
Mehr Daten zur Analyse
In unserer digitalen Welt hängt der Erfolg eines Unternehmens stark mit der Analyse von Daten zusammen. Das Stichwort heißt Big Data, denn immer mehr Entscheidungen, die große, mittelständische und sogar kleine Firmen treffen, basieren auf der Auswertung von Daten. Was für Daten das sind, variiert von Unternehmen zu Unternehmen. In jedem Fall liefern Zeiterfassungssysteme wertvolle Daten über Arbeitsgewohnheiten. Diese Daten stehen zur Analyse zur Verfügung und helfen beim Treffen von unternehmensrelevanten Entscheidungen wie der Ressourcenzuweisung.
Mit neuen Arbeitszeitmodellen kompatibel
Bereits seit einigen Jahren wird an traditionellen Arbeitszeitmodellen wie der Fünf-Tage-Woche gerüttelt. Neue Arbeitszeitmodelle wie die Vier-Tage-Woche, Gleitzeit und Homeoffice gewinnen zunehmend an Bedeutung. Was durchaus seine Vorteile hat, geht mit großen Herausforderungen für Unternehmen einher. Eine dieser Herausforderungen ist die korrekte Erfassung von Arbeitszeiten. Mit konventionellen Methoden wie handschriftlichen Aufzeichnungen oder einer Stempeluhr ist sie nicht möglich. Für eine automatisierte und präzise Zeiterfassung braucht es digitale Lösungen. Andernfalls lassen sich neue Arbeitszeitmodelle kaum implementieren.