Der Fachkräftemangel, zu leere Auftragsbücher und eine hohe Inflation machen gerade den kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) vermehrt zu schaffen. Zudem muss rund die Hälfte der verfügbaren Arbeitszeit in verwaltende Tätigkeiten investiert werden. Die scheinbare Lösung: eine digitale Verwaltung. Wir zeigen, ob Unternehmen durch eine Umstellung wirklich sparen können.
So viel kostet die Verwaltung Unternehmen in Deutschland wirklich
Die Verwaltungskosten stellen nicht nur für öffentliche Institutionen und Ämter eine Herausforderung dar, sondern in erster Linie für alle privatwirtschaftlichen Unternehmen im Land. Eine zunehmende Verkomplizierung der Vorschriften auf Landes- und EU-Ebene, widersprüchliche Vorgaben und strenge Protokollierungspflichten machen den Alltag oft schwerer, als er sein müsste.
Zur Verdeutlichung: Laut einer Studie des ifo Instituts entgehen der deutschen Wirtschaft jährlich bis zu 146 Milliarden Euro an Wertschöpfung aufgrund von übermäßiger Bürokratie. Umgerechnet sind das etwa 4,8 Prozent des Bruttoinlandsprodukts – ein enormer Kostenfaktor und eine Belastung für Betriebe.
Generell wird branchenübergreifend geschätzt, dass in Unternehmen rund 22 bis 35 Prozent ihrer Arbeitszeit in administrative Aufgaben investieren müssen. Besonders stark betroffen sind Unternehmen oder Abteilungen im Personalwesen, hier werden etwa 42 Prozent der Arbeitszeit in die Verwaltung investiert.
Bei einer vollzeitbeschäftigten Person sind das rund 17 Stunden reine Verwaltungsarbeit pro
Woche – hier braucht es Lösungen, um die Wirtschaft wieder anzukurbeln und Unternehmen
zu entlasten. Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist eine entscheidende Hilfe – wir zeigen, wie.
Was genau bedeutet Digitalisierung in der Verwaltung?
Digitalisierung bedeutet in der Verwaltung, papierbasierte Prozesse weitestgehend abzuschaffen und Routineaufgaben zu automatisieren. Dadurch können sich ausgebildete und studierte Fachkräfte den Prozessen widmen, die wirklich menschliche Aufmerksamkeit brauchen. Andere Routinetätigkeiten werden mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) durchgeführt und müssen nur noch kontrolliert werden.
Die wichtigste Grundlage der Digitalisierung ist es, dass alle notwendigen Dokumente digital vorhanden und zugänglich sind. Ein DMS speichert alle Daten zentral und cloudbasiert, sodass alle berechtigten Personen immer darauf zugreifen können. Dort werden die Belege hochgeladen, kategorisiert und gespeichert sowie rechtssicher archiviert.
Mit einem modernen DMS können folgende Prozesse automatisiert werden
- Dokumentenerfassung und -klassifizierung
- Automatische Rechnungsverarbeitung
- Archivierung gemäß den GoBD
- Versionierung und Änderungsverfolgung
- Fristen- und Vertragsmanagement
- Integration von ERP- und CRM-Systemen
Ein Dokumenten-Management-System ermöglicht es, dass alle Personen im Unternehmen auf relevante Daten zugreifen und mit diesen arbeiten können. Dies fördert ortsunabhängiges Arbeiten, reduziert manuelle Tätigkeiten und steigert Transparenz und Nachverfolgbarkeit.
So viel Geld kann eine digitalisierte Verwaltung einsparen
Die Digitalisierung und der Einsatz von KI bieten erhebliche Einsparpotenziale für Unternehmen. Aus Schätzungen geht hervor, dass rund 30 % aller Routineaufgaben in den nächsten Jahren durch den Computer übernommen werden können. Durch moderne Technologien sparen US-Angestellte beispielsweise bereits jetzt 2,5 Stunden pro Woche an Arbeitszeit ein.
Besonders repetitive Aufgaben lassen sich sehr einfach automatisieren, beispielsweise das Einbuchen von Belegen und die Zuordnung von Kategorien. Auch das Gehaltsmanagement kann weitestgehend von einer KI erledigt werden, hier erfüllen Fachkräfte lediglich eine Kontrollfunktion und kümmern sich um rechtliche Feinheiten und Sonderfälle. Durch die Speicherung aller Daten an einem Ort kann zudem erreicht werden, dass langes Suchen von Dokumenten in verstaubten Ordnern wegfällt. Das spart Zeit, Geld und Nerven der Mitarbeiter.
Tipp: Es lohnt sich für alle Unternehmen, zeitnah auf eine leistungsstarke IT-Infrastruktur umzusteigen, denn in den nächsten Jahren werden KI-Systeme weiter zunehmend an Bedeutung gewinnen und Verwaltungen grundlegend verändern. Mitarbeitende jetzt zu schulen lohnt sich, denn dann gibt es keine Verzögerungen durch eine mögliche Überforderung