Wahrscheinlich arbeitet jedes Unternehmen heute mit digitalen Dokumenten. PDF ist eines der gängigsten Formate für die Dokumentenverwaltung. Aufgrund seiner Vielseitigkeit erfreut sich dieses Format großer Nachfrage. Eines der Probleme, die bei der Nutzung von PDF-Dateien auftreten können, ist die Größe. Aktive Benutzer dieses Formats sind sich des Dateigrößenproblems bewusst.
Dieses Problem ist besonders relevant, wenn Sie Ihre PDF-Dokumente an eine E-Mail anhängen müssen. Was tun, wenn Ihr PDF zu groß für Mail ist? Ihre Deadline rückt näher und Sie können nicht große PDF Dateien versenden? Ja, das ist ein Problem, aber keine Sorge, es gibt eine Lösung. Nachfolgend finden Sie einfache Möglichkeiten, Ihr PDF dorthin zu senden, wo Sie es benötigen.
Online-Dateiübertragungsdienst
Die Tatsache, dass PDF-Dateien groß sein können, ist vielen bekannt. Viele Leute wissen auch, dass dies ein Problem ist, wenn man eine solche PDF-Datei per E-Mail senden muss. Allerdings sind Benutzer solcher Formate mit diesem Problem nicht allein. Online-PDF-Dateiübertragungsdienste kommen zur Rettung.
Was sind das für Dienste? Es ist ein Lebensretter, wenn Ihre Datei zu groß für Mail ist. Die Aufgabe solcher Dienste besteht darin, eine PDF-Datei beliebiger Größe zu versenden. Dies ist eine einfache und schnelle Lösung. Sie können diese Aufgabe auf verschiedenen Geräten ausführen.
Jeder dieser Dienste hat seine eigenen Merkmale bei der Verwendung. Daher können die Schritte zum Senden einer PDF-Datei auf solchen Ressourcen unterschiedlich sein. Die wichtigsten Schritte lassen sich jedoch zusammenfassen:
- Zuerst muss man den gewählten Online-PDF-Dateiübertragungsdienst öffnen;
- Als nächster Schritt muss man die Option “Dateien hinzufügen” auswählen;
- Dann muss man die PDF-Datei hochladen;
- Danach muss man die E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben;
- Im letzten Schritt muss man auf die Schaltfläche “Senden” klicken.
Eine Datei wird gesendet und die Datei kommt bei der Person an, die sie erwartet.
Komprimierungsdienste
PDF Compressor ist eine großartige Lösung, wenn Sie die Größe Ihrer PDF Datei verkleinern müssen. Wie der Name schon sagt, geht es darum, die Größe eines Dokuments zu komprimieren. Mit dieser Lösung können Sie Ihre Datei per E-Mail an jeden senden. Heutzutage werden verschiedene Online-Tools angeboten, die bei dieser Aufgabe helfen. PDF Guru ist einer der beliebtesten PDF-Editoren, mit dem Sie die PDF Dateigröße verkleinern können.
Mit Online-Tools können Sie eine große PDF-Datei ohne Qualitätsverlust komprimieren. Um jedoch sicherzustellen, dass PDF-Dokumente genauso gut aussehen wie vor der Komprimierung, müssen Sie bewährte Kompressoren wählen. Jeder PDF Compressor hat eigene Schritte für den Komprimierungsprozess. Man kann jedoch die folgenden allgemeinen Schritte nennen, die für die meisten Online-Tools typisch sind:
- Im ersten Schritt muss man einen zuverlässigen Online-PDF-Kompressor auswählen;
- Danach müssen Sie aus den angebotenen Diensten die Option “PDF komprimieren online” auswählen;
- Wenn das Arbeitsfenster erscheint, müssen Sie dort die erforderliche PDF-Datei zur Komprimierung hochladen;
- Nach dem Herunterladen beginnt der Komprimierungsvorgang. Normalerweise dauert dieser nur wenige Sekunden;
- Die fertig komprimierte PDF-Datei finden Sie in der Regel im Download-Ordner. Oder in Ihrem Konto beim gewählten Online PDF Compressor.
Wenn das Komprimierungsverfahren abgeschlossen ist, können Sie Ihre PDF-Dokumente per E-Mail senden.
Cloud Speicher und Teilen eines Links
Die nächste Möglichkeit, Ihr großes PDF-Dokument per E-Mail zu versenden, besteht darin, die Datei in einen Cloud-Speicher hochzuladen. So erhalten Sie einen Link. Dieser kann problemlos per E-Mail versendet werden. Und somit verschwindet das Problem der großen PDF-Dateigröße.
Heute ist der Zugriff auf einen Cloud-Dienst wie Google Drive oder Dropbox kein Problem. Daher können Sie diese Dienste nutzen, um Ihre große PDF-Datei hochzuladen und einen Link zu erhalten, den Sie teilen können.
Trotz aller Pluspunkte dieses Ansatzes ist zu beachten, dass in einigen Fällen Probleme auftreten können. Eines dieser Probleme ist die Menge an Speicherplatz. Bei ständiger Verwendung solcher Cloud-Dienste kann es passieren, dass der Speicher komplett voll ist. In solchen Fällen kann eine große PDF-Datei dort nicht abgelegt werden. Dementsprechend ist es nicht möglich, einen Link zum Teilen zu erhalten.
Aufteilung
Wenn Ihre PDF-Datei groß ist und Sie sie nicht in einer E-Mail versenden können, versuchen Sie, sie aufzuteilen. Sie können diese Datei in mehreren E-Mails senden. Mit dem PDF gibt es keine Schwierigkeiten, da es mit wenigen Mausklicks in kleinere Teile zerlegt werden kann. Durch Aufteilen können Sie mehrere PDF-Dateien kleinerer Größe erhalten. So können Sie Ihre Dokumente per E-Mail senden.
Obwohl diese Lösung einfach ist, ist zu beachten, dass sie nicht in jedem Fall geeignet ist. Nicht alle PDF-Dokumente können in mehrere aufgeteilt werden, ohne dass die Inhaltsstruktur verloren geht. In manchen Fällen kann dies zu Verwirrung führen. Solche Informationsdarstellung wirkt, ehrlich gesagt, unprofessionell.
Das heißt, wenn eine PDF-Datei eine klare Unterteilung in Abschnitte aufweist, ist die Aufteilung einer solchen Datei sinnvoll. Wenn die Datei jedoch nicht in aufeinanderfolgende Abschnitte unterteilt werden kann, insbesondere wenn viele Bilder vorhanden sind, ist die Aufteilungsmethode nicht die beste Lösung.
Fazit
Wenn die PDF-Datei groß ist – dies führt zu Schwierigkeiten bei der Datenübertragung per E-Mail. Aber es gibt einige Lösungen, die für Sie nützlich sein können, um große Dateien zu übertragen. Von Dateien Komprimieren für Email bis zur Nutzung von Cloud-Speicher. Sie haben die Wahl!