Seitdem es Unternehmen gibt, gibt es auch den Verkauf an andere Unternehmen und die Zusammenarbeit zwischen zwei oder mehreren Firmen. Nicht jede geschäftliche Beziehung bedarf also eines Privatkunden. Damit sich verschiedene Unternehmen auf Projekte bewerben können, nutzen Unternehmen das Tendermanagement.
Dieser Prozess dient der systematischen Bearbeitung von Ausschreibungen, also den sogenannten Tenders. Das Ziel für den Anbieter ist dabei, nicht nur überzeugende, sondern vor allem konkurrenzfähige Angebote zu erhalten. Die bietenden Unternehmen stellen in ihrem Tender ihre Lösung für das Problem vor, erklären, wie sie die benötigte Dienstleistung erbringen und die gewünschten Waren liefern können. Sie setzen dabei auch ihren eigenen Preis, weshalb es wichtig ist, die Branche zu kennen, um die Konkurrenten erfolgreich zu unterbieten, ohne dabei ein Minusgeschäft zu operieren.
Doch woraus besteht ein erfolgreiches Tendermanagement eigentlich genau? Wir erklären die benötigten Schritte, betrachten die Faktoren, an denen sich der Erfolg des Tendermanagement messen lässt und werfen einen Blick auf Tools und Software, die Unternehmen für dieses Unterfangen verwenden.
Der Ablauf des erfolgreichen Tendermanagements
Aus Sicht der Unternehmen, die sich auf Projekte bewerben wollen, beginnt das Tendermanagement mit der Ausschreibungssuche. Experten prüfen die verschiedenen Ausschreibungen, die Anforderungen und individuellen Kriterien und analysieren, ob sie als Unternehmen der richtige Partner für das Projekt sind. Erst dann wird der Markt analysiert, denn nur wer seine Wettbewerber kennt, kann sich erfolgreich gegen sie durchsetzen. Das Unternehmen selbst legt sich an diesem Punkt seine Strategie zurecht. Welchen Preis kann es bieten?
Wie gut wird die Leistung sein, die es erbringt und ist sie gut genug, um das Projekt zu gewinnen? Über welche Alleinstellungsmerkmale verfügt es, mit denen es sich den Konkurrenten gegenüber durchsetzen kann? Da diese Fragen oft komplexe Antworten haben und nur mit genügend Fachwissen und einer intensiven Beschäftigung mit der Ausschreibung und dem eigenen Unternehmen zu klären sind, braucht es bei diesen Schritten echte Experten.
Ein Angebot erstellen
Wurden diese Fragen erfolgreich beantwortet, müssen alle geforderten Unterlagen zusammengestellt und Leistungsbeschreibungen und Kalkulationen entworfen werden. Dabei muss der Fokus immer auf den Ausschreibungsbedingungen liegen, damit die Bedürfnisse des Anbieters auf jeden Fall gedeckt werden. Außerdem müssen innerhalb des bietenden Unternehmens die entsprechenden Abstimmungen mit den involvierten Fachabteilungen unternommen werden.
Nur, wenn zum Beispiel die Fachrichtungen Technik, Recht und Finanzen mit dem Angebot übereinstimmen, kann es tatsächlich eingereicht werden. Haben alle Instanzen ihre Freigabe erteilt, wird das Angebot innerhalb der Frist eingereicht. Nun gilt es nur noch, die Ausschreibung nachzuverfolgen, bis eine Entscheidung zur Vergabe des Projekts getroffen werden kann.
Erfolgsfaktoren, Tools und Software
Ein effektives Tendermanagement basiert auf klaren Zuständigkeiten und dem Einhalten von Deadlines, also effektivem Projektmanagement. Das Angebot muss präzise und fehlerfrei sein, um die Auflagen des Anbieters zu erfüllen und Kompetenz zu signalisieren. Ohne Marktkenntnis ist das nicht möglich. Damit all diese Prozesse übersichtlicher gestaltet werden können, nutzen viele Unternehmen die Unterstützung von Tender-Management-Softwares. Während sie zur inneren Abstimmung Kollaborations-Tools wie MS Teams und Asana verwenden, dienen Tender-Management-Plattformen wie SAP Ariba und Mercell zum eigentlichen Einreichen des Angebots. Die Kundenkontakte werden wiederum mit CRM-Systemen gepflegt.
Eines gilt im gesamten Prozess, nur ein Unternehmen, das über ein erfolgreiches Tendermanagement verfügt, hat die Chance, im Wettbewerb der heutigen Geschäftswelt die ausgeschriebenen Projekte zu verdienen.