Unternehmen sind auf regelmäßige Einnahmen angewiesen. Wenn Kunden nicht zahlen, kann das die Liquidität gefährden und sich negativ auf den Geschäftserfolg auswirken. Deswegen ist ein funktionierendes Forderungsmanagement auch von so großer Bedeutung. Dazu gehört das Überwachen von Zahlungseingängen sowie das Verfassen von Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Zuerst eine Zahlungserinnerung verschicken
Nach dem Erhalt der Rechnung hat der Leistungsempfänger laut Gesetz 30 Tage Zeit, die Rechnung zu begleichen. Natürlich können individuell kürzere Fristen vereinbart werden. Wenn bis zum Stichtag keine Zahlung eingetroffen ist, gerät der Leistungsempfänger in Verzug. Das passiert aber nicht immer böswillig, sondern kann auch ein Versehen sein. Um die Geschäftsbeziehung nicht zu gefährden, sollte deswegen als Erstes eine reine Zahlungserinnerung verschickt werden. Darin kann der Kunde an die ausstehende Zahlung erinnert werden. Außerdem sollte eine neue Frist zum Begleichen der Rechnung gesetzt werden.
Es folgt die erste Mahnung
Wenn auch nach der Zahlungserinnerung kein Geld eingeht, ist der Zeitpunkt zum Ausstellen einer Mahnung gekommen. Sie sollte die folgenden Inhalte aufweisen:
- Der Titel sollte „Mahnung“ lauten
- Das aktuelle Datum
- Die Rechnungsnummer sowie das Datum der Rechnung
- Das Fälligkeitsdatum der Rechnung
- Die Höhe der ausstehenden Zahlung
- Die Höhe der Mahngebühren oder Verzugszinsen
- Bankverbindung zur Überweisung des Betrags
- Neues Zahlungsziel
Es ist im Geschäftsverkehr üblich, bis zu drei Mahnungen auszustellen. Allerdings sind Gläubiger nicht dazu verpflichtet, sondern können bereits nach der ersten erfolglosen Mahnung einen gerichtlichen Mahnbescheid anfordern oder das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Viele wenden sich aber vorher noch an ein Inkasso-Büro und versuchen mit dessen Unterstützung den ausstehenden Betrag einzutreiben.
Es dürfen Verzugszinsen gefordert werden
Wenn ein Kunde nicht zahlt, kann das für das Unternehmen zu großen Unannehmlichkeiten führen. Deswegen hat der Gläubiger Anspruch auf eine Entschädigung, die in Form von Verzugszinsen gewährt werden kann. Sie dürfen aber ab dem ersten Tag des Verzugs der Zahlung erhoben werden. Gläubiger, die Verzugszinsen berechnen möchten, müssen dafür den sogenannten Basiszinssatz heranziehen. Dessen Höhe kann variieren und sollte deswegen vor der Berechnung noch einmal recherchiert werden. Wenn es sich um ein Verbrauchergeschäft handelt, dürfen auf den Basissinzsatz noch einmal fünf Prozent aufgeschlagen werden. Bei B2C-Geschäftsbeziehungen sind es sogar neun Prozent. Dementsprechend können sich die Verzugszinsen schnell auf über zehn Prozent belaufen.
Mit dem Schuldner sprechen
Wenn die letzte Mahnung nicht gefruchtet hat und auch das Inkasso-Büro keinen Erfolg verbuchen konnte, bleiben noch der Mahnbescheid und das gerichtliche Mahnverfahren. Beides ist aber mit weiterem Aufwand verbunden. Deswegen kann es manchmal sinnvoll sein, auf den Schuldner zuzugehen und ihm zum Beispiel eine Ratenzahlung anzubieten. Das kann die Chancen erhöhen, dass er den ausstehenden Betrag doch noch begleicht.