Die Lohn- und Gehaltsabrechnung hat sich in den vergangenen Jahren mehr und mehr in den digitalen Bereich verlagert, denn dort gibt es in der heutigen Zeit attraktive sowie effiziente Lösungen, um die Abrechnungen sicher zu gestalten und mit einem modernen Touch anzugehen. Dabei spielt auch die IT-Sicherheit eine entscheidende Rolle: Eine fundierte IT-Risikobewertung hilft Unternehmen, Sicherheitslücken im digitalen Abrechnungsprozess frühzeitig zu erkennen und sensible Mitarbeiterdaten zuverlässig zu schützen.
Eine Vielzahl an digitalen Funktionen ist hierbei ein wichtiger Grundstein, denn es gibt unzählige Faktoren bei der Lohn- sowie Gehaltsabrechnung zu beachten und ein modernes Tool benötigt entsprechende Möglichkeiten, um etwa auch Sonderabrechnungsfälle aufzunehmen und bearbeiten zu können.
Moderne sowie digitale Lösungen für Arbeitszeiterfassung und Personaleinsatzplanung
Ein qualitatives digitales Tool zur professionellen Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte wie edlohnüber eine DEÜV/ ITSG-Zertifizierung verfügen und eine permanente Qualitätskontrolle durch die GKV vorweisen. Eine Einpflegung der Neuerungen in das System bei Themen wie dem Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht sind ein unbedingtes Muss und auch die Teilnahme am ELStAM-Verfahren ist ein wichtiges Element, welches ein modernes Tool zur Lohnabrechnung mitbringen sollte. Ein deutlicher Pluspunkt eines solchen Abrechnungstools wäre zudem ein Prüferzugriff inklusive eines Benachrichtigungstools für den Abrechner.
Professionelle Abrechnungs-Tools helfen bei der Aktualisierung der Gehaltsabrechnungen
Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich als Arbeitgeber durch die Gehaltsakten kämpfte, denn die moderne Lösung spricht für die Nutzung einer digitalen Gehaltsabrechnung. Die Vorteile sind zahlreich und ein Pluspunkt davon ist besonders aus der Menge hervorzuheben, denn es steht außer Frage, dass es zeitintensiv sein kann, sich bei Neuerungen im Lohnsektor auf den aktuellen Stand zu bringen. Eine moderne Software zur Abwicklung der Lohnabrechnungen kann durch regelmäßige Updates dabei helfen, neue Richtlinien zu befolgen und die Gehälter korrekt auszuzahlen. Ein gutes Beispiel hierfür ist die neue EU-Richtlinie für Entgeltgleichheit zwischen Männern und Frauen, die noch in diesem Jahr auch in Deutschland umgesetzt werden soll.
Entgeldgleichheit: Ab Juni 2026 müssen Unternehmen Gehaltsstrukturen offenlegen
Ab diesem Jahr spielt die neue EU-Richtlinie 2023/970 eine gewichtige Rolle, denn sie soll die Endgeldgleichheit stärken und festsetzen. Auch Unternehmen in Deutschland haben sich an diese neue Entgelttransparenzrichtlinie zu halten und im Grunde schreibt sie vor, dass Firmen ab dem 7. Juni 2026 die Vorgaben der EU in nationales Recht umgewandelt haben müssen.
Diesbezüglich soll in erster Linie sichergestellt werden, dass Männer und Frauen bei gleichwertiger Arbeit eine Entgeltgleichheit vorfinden. In Hinsicht auf eine moderne sowie sichere Lohn- und Gehaltsabrechnung sollten sich Unternehmen daher bereits heute damit beschäftigen, wie sie die entsprechenden Informations- sowie Auskunftspflichten und darüber hinaus auch die Berichtspflichten vorbereiten.
Sonderabrechnungsfälle sind nicht alles: Auch diese Vorteile sollte ein qualitatives Gehaltsabrechnungssystem bieten!
Es ist natürlich von großer Wichtigkeit, dass ein digitales Abrechnungssystem auch die Sonderabrechnungsfälle wie zum Beispiel eine Kurzarbeitergeld-Berechnung (KUG) abdeckt, aber es gibt weitere Faktoren, die eine gewichtige Rolle spielen und zu den Features eines hochwertigen Abrechnungs-Tools gehören sollten. Einige dieser Features sehen wie folgt aus:
- Die Übernahme der Daten aus anderen Lohnbuchhaltungen sollte unterstützt werden
- Ein kostenloser sowie kompetenter Systemsupport ist ein Muss
- Mit der Unterstützung einer Cloud mit potenziellen Mandanten auf gleicher Datenbasis aktiv sein
- Möglichkeiten für ein temporäres Outsourcing, etwa bei Personalmangel
- Eine DSGVO-sichere Kommunikation
Die Gehaltsabrechnung zu digitalisieren wird in der heutigen Arbeitsgesellschaft stets wichtiger und teils auch unabdingbar, denn das Lohnwesen erhält ständige Aktualisierungen auch im Bereich der Gesetzgebung. Durch ein modernes sowie effizientes Lohnabrechnungsprogramm sind Unternehmen in der Lage, ihre Zahlungen korrekt und sicher durchzuführen. Auch Umstellungen wie für die neue EU-Richtlinie 2023/970 sind so problemlos in Angriff zu nehmen und einfach umzusetzen. Auf diesem Wege wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung modern und sicher, aber vor allem professionell sowie weniger zeitintensiv gestaltet. Die ideale Grundlage für Unternehmen, um die entstandene Zeit effektiver einzusetzen und Arbeitsvorgänge in der Firma dauerhaft zu optimieren.