In den meisten Unternehmen findet das Geschäft nicht nur an einem zentralen Ort statt. Damit Unternehmen im Außendienst effektiv agieren können, ist in vielen Fällen ein eigenes Arsenal an Fahrzeugen erforderlich. Das Wichtigste zum Fuhrpark haben wir in diesem kurzen Ratgeber zusammengefasst.
Was ist eigentlich ein „Fuhrpark“?
Der Fuhrpark beschreibt in der Regel die Gesamtheit aller Fahrzeuge, die sich in einem Unternehmen befinden. Alle Institutionen können einen eigenen Fuhrpark besitzen, also beispielsweise private Unternehmen, Behörden oder auch militärische und staatliche Einheiten. Die Art der Fahrzeuge ist dabei nicht begrenzt, muss jedoch zur Art des Unternehmens passen, da sonst die gewerbliche Nutzung nicht ersichtlich ist – das Finanzamt könnte den Fuhrpark dann nicht anerkennen.
Zum Fuhrpark gehören alle Fahrzeuge, die das Unternehmen im Bestand hat. Hierbei spielt es zunächst auch keine Rolle, ob diese geleast, finanziert oder gekauft sind. In der Bilanz ergibt sich ein Unterschied: Leasingfahrzeuge werden dort nicht aufgeführt. Auch wenn der Wagen zur Privatnutzung freigegeben ist, ist er regulärer Teil des Fuhrparks, denn die Entscheidungsgewalt über das Fahrzeug obliegt dem Arbeitgeber.
Wichtig: Der Arbeitgeber und / oder der Fuhrparkleiter sind dafür verantwortlich, dass nur Mitarbeiter des Betriebs oder berechtigte Dritte Zugang zu den Fahrzeugen haben. Ebenfalls müssen Führerscheinkontrollen durch den Arbeitgeber durchgeführt und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben überwacht werden.
Aufgaben und Vorschriften im Fuhrpark
Aus Umfragen geht hervor, dass aktuell rund jedes zehnte Unternehmen zwischen einem und neun Fahrzeugen im Betrieb als Dienstfahrzeuge einsetzt. Um diese zu verwalten, stellt der Arbeitgeber meist einen Fuhrparkleiter oder eine Fuhrparkleiterin ein. Die Halterhaftung ist in Deutschland strikt geregelt und fällt in diesem Fall auf den Arbeitgeber. Er ist verpflichtet, Führerscheine zu kontrollieren, die Fahrer zu unterweisen und die UVV Prüfung durchzuführen.
Wichtig: Bei der Person, die den Fuhrpark leitet, muss es sich gemäß Gesetzgeber um eine „fachkundige Person“ handeln.
Zudem fallen diese Aufgaben im Fuhrparkmanagement an:
- Verwaltung und Einteilung von (Pool-)Fahrzeugen
- Instandhaltung der Fahrzeuge
- Sicheres Schlüsselmanagement
- Sicherheitskontrollen sowie Kontrolle der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. Winterreifen)
- Auslesen des Fahrtenschreibers
- Zahlung aller Gebühren (Steuern, Versicherungen, Leasingraten)
Besonders wichtig ist die fachliche Besetzung in Unternehmen, deren Geschäftszweck auf der Mobilität beruht. Also beispielsweise von Speditionen, Logistikunternehmen oder Versanddienstleistern. Hier ist eine Flotte von mehreren tausend Fahrzeugen täglich im Einsatz, ein Ausfall hätte zwangsläufig schwere finanzielle Folgen.
Zukunftstrends im Fuhrparkmanagement
Wie viele Geschäftsbereiche, so befindet sich auch der Fuhrpark im stetigen Wandel. Fahrzeuge, die viele Jahre zuverlässig gearbeitet haben, müssen jetzt durch moderne, umweltschonende Modelle getauscht werden. Die Mobilitätswende stellt auch den oder die Fuhrparkmanager vor neue Herausforderungen. Es braucht ausreichende Lademöglichkeiten auf dem Firmengelände, andere Einweisungen für Fahrerinnen und Fahrer und neue Beschaffungsstrategien, die den Batterieverschleiß berücksichtigen.
Zudem machen sich Trends im Fuhrparkmanagement auch auf Seiten der Software bemerkbar: GPS-Tracker, Dashcams, digitale Fahrtenschreiber und Programme, die Daten aus allen Fahrzeugen auslesen und speichern. Somit soll die Verwaltung von großen Flotten in den nächsten Jahren einfacher werden. Aber Achtung: Hier gibt es Tücken im Bereich Datenschutz, die unbedingt berücksichtigt werden müssen. Es bleibt also spannend im modernen Fuhrparkmanagement!