Seit 2025 gilt die Pflicht auf E-Rechnungen. Damit beginnt ein neuer Standard, der die Buchhaltung revolutionieren soll. Doch was genau sind E-Rechnungen und was ist mit der Pflicht für Selbstständige und Unternehmen verbunden? Dieser Artikel hat die Antworten.
Was versteht man unter „E-Rechnung“?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem maschinenlesbaren, speziell strukturierten und elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird – XML ist ein Beispiel für eine solche Formatierung. Sinn und Zweck der Umstellung von herkömmlichen Rechnungen auf E-Rechnungen ist es, eine vollständig digitale und automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten zu ermöglichen.
PDF-Daten und Papierrechnungen gelten damit als veraltet. Und das zu recht – sie können nicht maschinell verarbeitet werden und sind nicht für den modernen Unternehmensalltag geeignet. Die E-Rechnung ist da schon viel zukunftsfähiger und ist auf das ausgerichtet, was in Zukunft noch weiter vorangetrieben werden wird – die Digitalisierung in Unternehmen. Das optimiert die Buchhaltung in vielerlei Hinsicht.
Seit wann gibt es die Pflicht für E-Rechnungen?
Die E-Rechnungs-Pflicht besteht in Deutschland seit dem 1. Januar 2025. Sie gilt für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Nachzulesen ist das in der gesetzlichen Grundlage, dem Wachstumschancengesetz von März 2024.
Demzufolge müssen alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 dazu in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gibt es eine Übergangsregelung. Man muss nicht ab sofort E-Rechnungen selbst ausstellen können. Allerdings gilt die Empfangspflicht ab Januar 2025.
Gibt es für Kleinunternehmer spezielle Regelungen? Wer nach §19 UstG zu den Kleinunternehmern gehört, ist von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit. Allerdings müssen auch sie E-Rechnungen empfangen können.
Merkmale von E-Rechnungen
Damit eine E-Rechnung als E-Rechnung gilt, muss sie in einem strukturierten elektronischen Format gestaltet werden. Dieses muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Einfache PDFs und Papierrechnungen werden damit abgelöst. Sie gehören ab sofort zu den sogenannten „sonstigen Rechnungen“ und erfüllen damit nicht die neuen gesetzlichen Anforderungen.
Des Weiteren müssen E-Rechnung auf elektronischem Wege ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Sie muss so erstellt werden, dass alle umsatzsteuerrechtlich geforderten Pflichtangaben maschinell extrahiert und verarbeitet werden können.
Alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben wie Rechnungs- und Steuernummer sowie Leistungsbeschreibung müssen im strukturierten Datenbereich enthalten sein. Ergänzende Informationen können nach wie vor in einer PDF angehängt werden.
Ein weiteres wichtiges Merkmal von E-Rechnungen ist die revisionssichere Archivierung. Das bedeutet, dass sie nach der Ablage nicht mehr verändert werden dürfen. Man spricht auch von der GoBD-Konformität.
Zudem müssen die Daten der E-Rechnung direkt und ohne Medienbruch in Buchhaltungs- und ERP-Systeme übernommen werden können. Dadurch werden manuelle Eingaben und Fehlerquellen minimiert.
Vorteile von E-Rechnungen
Selbstständige und Unternehmen müssen sich umstellen – die E-Rechnung ist inzwischen Pflicht. Manche mögen darüber verärgert sein, da sie denken, dass ein höherer Aufwand auf sie zukommt. Allerdings bieten E-Rechnungen großartige Vorteile, von denen alle Seiten profitieren. Die Vorteile von E-Rechnungen im Überblick:
- Schnellere und einfachere Verarbeitung von Rechnungen
- Geringere Fehleranfälligkeit
- Einsparungen bei Papier, Porto und Arbeitszeit
- Automatisierte Weiterverarbeitung
- Bessere Datenqualität
Die Umstellung auf E-Rechnungen im Unternehmen mag vielleicht zunächst als aufwendig erscheinen, doch Unternehmen profitieren von einer erhöhten Effizienz. Generell werden Prozesse dadurch wesentlich schlanker. Es lohnt sich also, schon jetzt auf E-Rechnungen umzustellen – auch wenn die Pflicht eines Versands für das eigene Unternehmen noch gar nicht besteht.
Für wen gilt die Pflicht für E-Rechnungen?
Von der E-Rechnungs-Pflicht, die am 1. Januar 2025 in Deutschland in Kraft getreten ist, sind zunächst einmal alle Unternehmen betroffen, die B2B-Leistungen anbieten. Kleinunternehmen müssen die Rechnungen nur empfangen können, aber nicht versenden. Auch Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen. Gleiches gilt für Fahrausweise. Generell sind alle Ausnahmen der E-Rechnungs-Pflicht in §4 Nr. 8 bis 29 UstG geregelt.
Nicht betroffen von den neuen Regelungen sind Unternehmen, die Rechnungen an Privatpersonen ausstellen. Das sogenannte B2C-Geschäft bleibt davon also unberührt. Jedoch gilt auch für B2C-Unternehmen, dass sie für den Empfang von E-Rechnungen vorbereitet sein müssen.
Fazit
Die E-Rechnung ist der neue Standard, wenn es um Rechnungen im B2B-Bereich geht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die E-Rechnungs-Pflicht beschränkt sich vorerst allerdings nur darauf. Erst später sind Unternehmen auch dazu verpflichtet, E-Rechnungen verschicken zu können. Sie bringen viele Vorteile, weshalb es sich lohnt, sich schon jetzt intensiv mit dem Thema zu befassen.