Eine effiziente Raum- und Arbeitsplatzverwaltung ist ein entscheidender Faktor, wenn es um die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens geht. Desk Sharing Softwarelösungen sollen helfen, die Arbeitsplatzverteilung zu koordinieren und die Nutzung von Büroflächen und Arbeitsplätzen zu optimieren.
Desk Sharing als neues Arbeitsplatzmodell im Unternehmen
Wörtlich übersetzt bedeutet der englische Begriff Desk Sharing so viel wie “Arbeitsplatz-Teilung”. Ein Desk Sharing Arbeitsplatz ist also nicht mehr einer festen Person zugeteilt – stattdessen können mehrere Personen den Schreibtisch oder das Büro für ihre Arbeit nutzen. Ziel dieses Modells ist es, Mitarbeitenden eine flexible Nutzung von Arbeitsplätzen innerhalb eines Unternehmens zu ermöglichen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die verfügbaren Plätze bestmöglich genutzt werden. So werden überflüssige Arbeitsplätze und Büroflächen eliminiert und Betriebskosten gespart.
Ein weiterer Vorteil: Die Freiheit bei der Arbeitsplatzwahl wirkte sich in vergangenen Studien außerdem nachweislich positiv auf die Arbeitszufriedenheit von Mitarbeitenden aus, die regelmäßig zwischen Homeoffice und Büro wechseln.
Funktionen von Desk Sharing Software
Innovative Desk Sharing Softwarelösungen wie die der Firma Flexopus bieten zahlreiche Funktionen, durch die die Verwaltung von Arbeitsplätzen vereinfacht und gleichzeitig wirtschaftliche Vorteile geschaffen werden können:
Flexibles Arbeitsplatzmanagement
Desk Sharing Software ermöglicht eine flexible Verwaltung von Arbeitsplätzen. Mitarbeiter können ihre Arbeitsplätze in Echtzeit buchen, was besonders in dynamischen Arbeitsumfeldern vorteilhaft ist, in denen die Präsenzzeiten variieren. So werden Leerstände minimiert und die Nutzung der verfügbaren Büroflächen optimiert.
Echtzeit-Überwachung und Berichterstattung
Moderne Desk Sharing Software bietet außerdem häufig umfassende Überwachungs- und Reporting-Tools. Diese Tools ermöglichen es Unternehmen, die Belegung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen in Echtzeit zu verfolgen. Die gesammelten Daten können zur Analyse der Nutzungsmuster verwendet werden, was eine präzisere Planung und Anpassung der Büroflächen möglich macht.
Integration mit bestehenden Systemen
Eine der praktischsten Funktionen der Desk Sharing Software ist die unkomplizierte Integration der Desk Sharing Software mit anderen Büroanwendungen, wie Kalender- und Kommunikationsplattformen. Dies ermöglicht eine nahtlose Koordination von Arbeitsplatzbuchungen und Besprechungen und reduziert den administrativen Aufwand erheblich.
Raumreservierung und -management
Neben der Verwaltung von Arbeitsplätzen können auch Besprechungsräume, Teamzimmer und sogar Parkplätze reserviert und verwaltet werden. Die Software zeigt die Verfügbarkeiten in Echtzeit an und erleichtert so die Planung und Organisation von Meetings und anderen Veranstaltungen.
Wirtschaftliche Vorteile von Desk Sharing Software
Gerade für Unternehmen spielen, neben den zahlreichen Funktionen der Desk Sharing Software, vor allem die wirtschaftlichen Vorteile eine wichtige Rolle, die durch die Nutzung der innovativen Programme geschaffen werden:
Kostenreduktion durch optimierte Flächennutzung
Eine der wohl größten wirtschaftlichen Vorteile der Desk Sharing Software ist die Optimierung der Büroflächen. Durch die flexible Buchung von Arbeitsplätzen und die Reduzierung von Leerständen können Unternehmen die benötigte Bürofläche genau an den tatsächlichen Bedarf anpassen. Dies führt zu erheblichen Einsparungen bei Miet- und Betriebskosten.
Reduzierung des Verwaltungsaufwands
Durch die Automatisierung der Arbeitsplatzbuchung und -verwaltung wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Die Software übernimmt Aufgaben wie die Verwaltung von Buchungen, die Koordination von Besprechungen und die Aktualisierung von Belegungsplänen. Dies reduziert den Bedarf an administrativem Personal und senkt die damit verbundenen Kosten.
Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit
Eine flexible Arbeitsumgebung, die durch Desk Sharing Software ermöglicht wird, kann zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Die Möglichkeit, Arbeitsplätze nach Bedarf zu buchen und anzupassen, bietet Mitarbeitenden mehr Freiheit bei der Gestaltung ihres Arbeitsalltags und kann so die Produktivität und Mitarbeiterbindung steigern.
Unterstützung von Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen
Durch eine einfache Buchung von Büroarbeitsplätzen unterstützt die Desk Sharing Software außerdem die Integration von Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen. Dies hilft Unternehmen, ihre Büroflächen an die Bedürfnisse einer zunehmend mobilen Belegschaft anzupassen und gleichzeitig die Effizienz der Büroflächen zu erhalten.
Verbesserung der Planungs- und Entscheidungsfindung
Durch die umfangreiche Datenanalyse, die von der Desk Sharing Software bereitgestellt wird, können Unternehmen fundierte Entscheidungen über die Nutzung und Planung ihrer Büroflächen treffen. Die Software liefert Daten zur Belegung und Nutzung von Arbeitsplätzen, die bei der strategischen Planung von Büroflächen und bei der Entscheidungsfindung zur Büroorganisation von unschätzbarem Wert sind.