Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen benötigen in der Regel ein passendes Büroequipment, um ihren Tätigkeiten adäquat nachgehen zu können. In diesem Artikel erklären wir, warum das passende Büroequipment wichtig ist und worauf man unbedingt achten sollte.
Warum ist das passende Büroequipment für Unternehmen so wichtig?
Der Erwerb von Büroausstattungen und Equipment ist für viele Unternehmen oft mit hohen finanziellen Ausgaben verbunden. Entsprechend wird die Investition für Neu- oder Ersatzanschaffungen gut und gerne so weit wie möglich nach hinten verschoben. Doch immer mehr Unternehmen haben für sich erkannt, dass das Büroequipment einen wichtigen Stellenwert einnimmt und elementar für die Arbeit der Mitarbeiter und Führungskräfte ist. Denn nur mit dem passenden Equipment lassen sich die Aufgaben wirklich professionell erledigen und zugleich oft die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern.
Zudem bietet passendes Büroequipment oft die Chance die Arbeitsprozesse durch moderne Computer und Smartphones, schnelle Internetverbindungen, effiziente Drucker sowie diverse smarte Lösungen deutlich zu optimieren. Dabei wird oft vergessen, dass eine moderne Büroausstattung und neues Equipment einen professionellen und seriösen Eindruck bei den Neu- und Bestandskunden, Lieferanten von Gütern und Dienstleistungen sowie anderen Geschäftspartnern hinterlassen kann.
Welche Faktoren spielen insbesondere für KMU eine entscheidende Rolle?
Für viele kleine und mittelständische Unternehmen stehen insbesondere die bereits genannten Kosten im Mittelpunkt der Betrachtung, denn häufig haben junge Unternehmen und Start-Ups nicht die nötigen finanziellen Mittel, um sich direkt zu Beginn ein umfangreiches und zugleich teures Equipment zu leisten. Dennoch sind viele KMU darauf bedacht, bei der Anschaffung eine hohe Flexibilität zu beachten, damit das bestehende Equipment mit einem wachsenden Unternehmen flexibel noch oben skaliert werden kann.
Aus diesem Grund sind insbesondere modulare und problemlos erweiterbare technische Lösungen und Ausstattungen wie Computer, Netzwerke, Cloud-Lösungen und vieles mehr von sehr hoher Bedeutung für junge Unternehmen. Ein weiterer Grund hierfür ist, dass viele KMU zunächst in eher kleineren Räumlichkeiten ihr Business starten, sodass zunächst oft auf engstem Raum gearbeitet werden muss. Das Büroequipment sollte also auch möglichst platzsparend sein und sich dann gemeinsam mit dem Unternehmen skalieren lassen.
Worauf sollte hinsichtlich der Qualität besonders geachtet werden?
Um auf dem Markt bestehen zu können oder von Mitbewerbern interessante Kunden und Zielgruppen für sich zu gewinnen, ist es insbesondere für kleine und auch mittlere Unternehmen enorm wichtig mit professionellen Leistungen, fairen Preisen und einer maximalen Qualität bei ihren Produkten oder Dienstleistungen punkten zu können. Um dies zu gewährleisten, sollten KMUs auch bei ihren eigenen Ansprüchen nicht an der falschen Stelle sparen – z.B. beim täglich bei ihren Mitarbeitern im Gebrauch befindlichen Büroequipment.
Dazu gehören beispielsweise höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle mit Lendenwirbelstütze, Monitore mit hohen Auflösungen, moderne Scanner und Drucker samt hochwertigen Druckerpatronen, eine helle Innenraumbeleuchtung sowie professionelle Kommunikationsanlagen wie Telefone und Videokonferenzsysteme. Zu beachten sind für eine hohe Qualität in der Regel die Langlebigkeit und Verarbeitung, der Nutzungskomfort sowie die Zuverlässigkeit hinsichtlich Materialhaltbarkeit und Ausfallsicherheit. Aber auch die Themen Nachhaltigkeit und Energieeffizienz sollten beim Faktor Qualität unbedingt aufgeführt werden.
Warum und wie sollte das Büroequipment gepflegt und gewartet werden?
Um regelmäßige Ausfälle, Wartungen oder sogar Neuanschaffungen zu vermeiden, sollte das vorhandene Büroequipment entsprechend gut behandelt und auch gepflegt werden. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen können mit einer regelmäßigen und professionellen Pflege dafür sorgen, dass die vorhandenen Ausstattungen deutlich länger funktionstüchtig und ansehnlich bleiben. Langfristig kann dies die Kosten für Reparaturen und Neukäufe deutlich reduzieren und das Budget des Unternehmens schonen.
In den meisten Fällen kann die Wartung und Pflege selbst durchgeführt werden. Hier sollte aber vorab auf jeden Fall das Handbuch gelesen werden, um die Pflege und Reinigung korrekt und sicher durchzuführen. Ist man bei einigen technischen Geräten nicht sicher, kann es alternativ durchaus sinnvoll sein, einen Fachmann zu kontaktieren. Diese haben nicht nur die entsprechende Erfahrung, sondern auch das passende Equipment für die Reinigung und Wartung.